Intervjuu Back Office’i tiimi liikmetega

Back Office’i argipäev ehk miks me vajame endiselt inimesi

Title

Back Office’i argipäev ehk miks me vajame endiselt inimesi

Eelmises Back Office’i töö ülevaates rääkisime tiimijuhi Kaija Alliksaarega, keda 3stepIT tunnustas hiljuti Amsterdamis Training Days 2020 üritusel 16 aasta sihikindla ja eduka töö eest Back Office'i tiimis, sh pikki aastaid selle juhina. Selles blogipostituses avame veidi Back Office’i tiimi argipäeva. Rääkisime tiimijuhi Taie Kulli ning spetsialisti Ellen Jefrosininaga, kellest esimene on ettevõttes töötanud 13 ja teine 7 aastat.

Eelmises postituses tuligi juba ilmsiks, et kui Back Office jätaks oma töö tegemata või teeks seda halvasti, võiksime me oma äri kinni panna – meie kliendid ei pääseks kas neile lubatud teenust kasutama või oleks teenuse käivitamisel tõrkeid, mistõttu oleks nende kogemus teenuse kättesaadavusest negatiivne.

Kuna Back Office’i töö seisneb arvete käsitlemises, mis valdkonnakaugele inimesele tundub ühekordse suhteliselt lihtsa ja rutiinse protseduurina, siis esitasime Taiele ja Ellenile sellekohase provotseeriva küsimuse. Nad pareerisid seda kohe väites justkui ühest suust, et töö on rutiinist kaugel ning nad teevad tiimides teadlikult ka pidevalt pingutusi, et rutiini murda vahetades nt aegajalt tiimiliikmeid, sihtmaid jne. Tiimitööst rääkisime täpsemalt eelmises postituses. Keskendume järgnevalt arvete käsitlemise protsessile.

Kuidas me arveid käsitleme?

Miks siis võib arvete käsitlemine olla kujutletust keerulisem? Kuna erinevates riikides on erinevad standardid ning erinevatel tarnijatel erinevad arveformaadid ning tagatipuks erinevatel klientidel veel täiesti erinevad spetsifikatsioonid, siis praktikas on iga arve käsitlemine suur keskendumist ja mõttetööd nõudev custom-made protsess. Arvete käsitlemine meie Back Office’is hõlmab andmete tuvastamist ja tootekategooriatesse klassifitseerimist, mis lisaks peab vastama kliendi spetsifikatsioonidele, milles müüjad on kliendiga eelnevalt kokku leppinud. Lisaks suhtleb Back Office ka tarnijate ning erinevate riikide klienditeenindusega, kui tuleb arveid, millel on puudulik info. Alles siis saab arved lõpuni käsitleda. Umbes 50% tööajast kulub andmete tuvastamisele ja kategoriseerimisele ning ülejäänud 50% tehnilisele käsitlemisele, mille lõpptulem meie klientide ning ettevõtte muu personali jaoks on üleandmisaktide vormistamine Asset NG andmebaasi.

Miks siis pole võimalik inimfaktori osakaalu Back Office’i töös vähendada?

Asja lähemalt vaadates jõudsime järeldusele, et kui me sooviksime arvete käsitlemist oluliselt automatiseerida, siis peaksime me esmalt liikuma suure sammu standardiseerimise suunas, mis omakorda tähendaks, et me piiraksime oluliselt oma klientide ja partnerite vabadust. Tõenäoliselt liigume me ettevõtte kliendibaasi kasvades samm-sammult protsesside standardiseerimise suunas, kuid kui me soovime säilitada oma custom-made lähenemist, milles meie kliendid näevad suurt väärtust, siis on automatiseerimine tulevikus võimalik vaid vähesel määral. Back Office’i töötajatele tähendab see nende töö väärtuse püsimist.

AddToAny