Intervjuu Back Office’i juhi Kaija Alliksaarega

Back Office’i edu saladus

Title

Back Office’i edu saladus

3stepIT Tallinna üksuses tegutseb varsti juba kaks aastakümmet meie ettevõtte Back Office tiim, kelle käest käib läbi sisuliselt iga viimanegi arve, mille alusel meie kliendid kümnes riigis saavad IT-seadmeid teenusena kasutada. Back Office’i töö kvaliteedimärk on see, kui see sujub nii õlitatult, et see jääb klientide ja isegi meie enda ettevõtte töötajate jaoks igapäevaselt nähtamatuks. Seda see laias laastus väljapoole ongi, mis on omakorda usaldusväärsuse märk. Lisaks teavad vähesed seda, et Back Office'i töö saab suurelt osalt tehtud kodukontorites.

Tunnustus pikaaegse pühendunud töö eest

Meie ettevõttel on traditsiooniks tunnustada oma parimaid töötajaid iga-aastaselt ettevõtte Training Days nimelisel üritusel, mis seekord toimus Amsterdamis. Back Office’i juht Kaija Alliksaar oli üks kümnest ettevõtte 429-st töötajast, kes kutsuti sel aastal galaõhtu punasele vaibale. Seda siis 16 aasta pikkuse pühendunud töö eest selle nimel, et tema tiimi töö oleks meie ettevõtte ning klientide jaoks võimalikult märkamatu.

Kaija ülemus Manish Mehta (COO) iseloomustab teda nii:

„Kaija on suurepärane juht, kes hoolib väga oma tiimist ja nende töö tulemuslikkusest. Ta hoolitseb selle eest, et igal töötajal on kindlad eesmärgid, jälgib nende edenemist jätkuvalt ning kindlustab selle, et vajadusel osutatakse igaühele abi. Ta toetab ja väärtustab töötajate ja iseenda personaalset arengut.“

Back Office’i töö inimfaktor on kõrge

Kuigi võiks arvata, et Back Office’i töö, mille sisuks on päevast päeva ja aastast aastasse arvete protsessimine, on rutiinne ja vähe väljakutseid pakkuv, siis Kaija pole sellega sugugi nõus. Kaija sõnul nõuab see töö tehnilist taiplikkust, üllatavalt palju koostöö- ja suhtlusoskust – tõsi küll, tavaliselt elektrooniliselt kulisside taga – ning otsustusvõimet. Ükski päev pole identne, iga päev pakub võimaluse rakendada loogikat ja probleemilahendusoskust. Seda lihtsal põhjusel: kuna meie ettevõte on kliendikeskne soovides pakkuda oma klientidele täielikku vabadust IT-seadmete tarnijate valikul, siis peab meie Back Office personaalselt lahendama kõik kitsaskohad nii tarnijate praktikatest kui ka erinevate riikide regulatsioonide iseärasustest tulenevalt, mis ei luba protsesse kõrge astmeni standardiseerida. Teisisõnu teeb Back Office tööd, mille inimfaktori tähtsus kvaliteetse tulemuse tagamiseks on endiselt väga kõrge.

Suurepärane ja motiveeritud tiim

Kaija ütleb, et tal on suurepärane tiim, kelle keskmine karjäär ettevõttes on kestnud 9,4 aastat. Muutlikus maailmas, kus spetsialistid pühenduvad ühele ettevõttele keskmiselt 3,8 aastat,  on suur õnn, et Back Office’i tiim on niivõrd stabiilne. Praktikas tähendab see sügavat knowhow’d. Aastast aastasse tehtavad rahulolu-uuringud näitavad, et Back Office’i töötajate rahulolu vaid kasvab. 5-palli skaalal oli rahuloluindeks 2019. aastal 4,28 ning tiimitöö osas lausa 4,68!  Mis nii kõrgel tasemel rahulolu ja tiimi püsivuse tagab?

Kaija usub, et suur roll on siin väga heal grupidünaamikal ja sünergial, mida püütakse tiimis teadlikult luua ja hoida. Back Office’i tiim on ise sõnastanud oma põhiväärtused, milleks on usaldus, kohusetundlikkus ja koostöö. Need ei ole paljad sõnakõlksud, vaid tiimi enda määratletud ja tiimi tööprotsessidesse juurutatud. Näiteks kodukontoris töötamise võimalust hinnatakse väga kõrgelt, kuid sisuliselt peab see olema toetatud suurepärase tiimitööga, mis põhineb koostööl, kohusetundlikkusel ja usaldusel. Oluline osa tööprotsessi on enesereflektsioon, kus iga töönädala lõpuks vaatavad töötajad oma töönädalale tagasi ja sõnastavad enda jaoks nädala töövõidud ja raskused ning ka selle, mille üle ollakse tänulikud. Kaija, kes usub enesearengusse ning on õppinud nii mindfulnessi tehnikaid kui ka coachingut, peab äärmiselt oluliseks, et kõik tiimi liikmed oskaksid näha kaugemale ja sügavamale oma isiklikest igapäevastest tööalasest pettumustest, kriisidest ja hetkelistest hõõrumistest, mida igas kollektiivis ikka aegajalt ette tuleb. Suure pildi nägemine ning asjade teadlik perspektiivi seadmine on äärmiselt oluline, et optimistlikult edasi minna.

Kaugtöö kultuuri juurutamine tasub end ära

Ilmselt viitab kõik eelnev juba piisavalt sellele, et meie Back Office'is on sügavale juurdunud kaugtöö kultuur. Ühelt poolt tähendab see tehnilist valmisolekut. Meil on mugavad ja kaasaegsed IT-vahendid ning kogu IT-keskkond seadistatud nii, et kõik sujub internetiühenduse olemasolul ka kodus kui kellavärk. Teine osa kaugtöö kultuurist on seotud ettevõtte juhtkonna ja kõigi töötajate ühtsete väärtustega: usalda, tee, pea kokkulepetest kinni, küsi julgelt abi ja aita, kus saad. Kui kõik need põhimõtted on selgelt väljendatud ning neid järgitakse, on kaugtöö korraldamine tegelikult päris lihtne. Need põhimõtted on meie ettevõtte DNA-s ning me leiame omale töötajad, kes meie DNA-ga klapivad. Seetõttu pole sugugi erakordne, et me oleme leidnud omale häid ja pikaaegseid töötajaid Tallinnast kaugel, isegi Saaremaalt. Näeme iga päev, et kaugtöö võimalus soodustab suurepäraseid töötulemusi ja kasvatab töötajate rahulolu. Siinkohal aga tuleb meeles pidada, et kaugtöö ei tähenda seda, et juhtimise võib kõrvale jätta või delegeerida töötajatele endile. Vastupidi, kaugtöö tingimustega arvestav ja seda igapäevaselt toetav juhtimine on eduks ääretult oluline.

Soovime Kaijale ja Back Office’ile töörõõmu ja ikka uusi väljakutseid!

Loe ka meie järgmist postitust Back Office'i argipäeva kohta, kus räägime täpsemalt sellest, milline on täna inimfaktori roll arvete käsitlemisel.

AddToAny